Przed podpisaniem umowy najmu z pierwszym najemcą, właściciel lokalu powinien się do tego odpowiednio przygotować, by dobrze zabezpieczyć swoje interesy. Jedną z decyzji, jaką należy wtedy podjąć, jest prawidłowe ustalenie ceny wynajmu. Powinna ona być na tyle wysoka, aby wynajmującemu umowa się opłacała, ale jednocześnie nie za wysoka, aby nie odstraszyła potencjalnych klientów i oczywiście uwzględniać warunki rynkowe. Najlepszym źródłem wiedzy o aktualnych cenach są ogłoszenie zamieszczane w prasie i internecie, dotyczące lokali o podobnych cechach.

• Cena metra kwadratowego warunkowana jest przede wszystkim lokalizacją danej nieruchomości. Większe ceny osiągają te położone w dużych miastach, szczególnie w centrach, oraz w modnych, ruchliwych dzielnicach. Chociaż ten czynnik nie zawsze jest decydujący przy wyborze lokalu przez przedsiębiorcę, szczególnie jeśli charakter prowadzonej przez niego działalności nie wymaga bezpośredniego kontaktu z klientem. W pozostałych przypadkach im większy ruch w pobliżu lokalu tym korzystniejszą cenę z najmu można osiągnąć.

• Określając jaka kwota będzie satysfakcjonująca ważne jest także, czy lokal jest wyposażony w meble i sprzęty, czy też ta kwestia pozostaje w gestii najemcy. Nieruchomości w pełni wyposażone można wynająć za wyższą kwotę, zwłaszcza jeśli znajduje się w nich sprzęt specjalistyczny, przeznaczony do prowadzenia konkretnej działalności, np. gastronomicznej. Jednak takie przygotowanie lokalu użytkowego wiąże się już na starcie z poniesieniem kosztów, które będą niższe w sytuacji wyposażania jedynie w meble biurowe. W ostatecznym rozrachunku może to jednak skutkować większym zainteresowaniem potencjalnych najemców.

• Podobnie jak ze sprzętami i meblami im wyższy standard i jakość użytych materiałów wykończeniowych, tym wyższa cena najmu. Pamiętać przy tym należy, iż wyposażenie wyższej jakości wymaga rzadszych napraw i przy odpowiednim użytkowaniu może służyć całe lata. W porównaniu do tańszych i mniej trwałych rozwiązań, wybór droższych odpowiedników w perspektywie kilku lat może okazać się bardziej opłacalny. Lokalem o wysokim standardzie będą zainteresowane osoby z branży, dla których prestiż związany z wyglądem biura ma duże znacznie, np. prawnicy, czy finansiści.

• Kolejnymi czynnikami warunkującymi cenę są wszystkie te elementy, które w ocenie najemcy mogą podnieść konkurencyjność danego lokalu wśród innych ofert. Będą one różnić się w zależności od charakteru działalności, ale wymienić wśród nich można z pewnością dostępność miejsc parkingowych, pomieszczenie gospodarcze, czy taras. Dodatkowe pomieszczenie zachęci firmy zajmujące się np. dystrybucją towarów, potrzebującą dużo miejsca na ich składowanie, a taras może być atutem dla firm z tzw. branż kreatywnych, które w organizacji czasu i miejsca pracy zwracają uwagę także na komfort, możliwość wypoczynku i relaksu pracowników.

• Na korzyść przemawiają także niskie opłaty czynszowe i eksploatacyjne, bliskość środków komunikacji czy punktów usługowych. Aby szybciej znaleźć i utrzymać w lokalu najemcę, warto nieraz obniżyć proponowaną cenę o kilka procent w stosunku do średniej ceny rynkowej. Pozwoli to na uniknięcie długiego przestoju pomiędzy zakończeniem jednej umowy a rozpoczęciem kolejnej, bez okresów w jakich lokal będzie stał pusty i nieopłacany. Jest to więc dobry plan długoterminowy pozwalający na osiąganie stałego dochodu.