Odpowiednio sporządzona umowa najmu powierzchni biurowej (lokalu użytkowego) jest kluczowym dokumentem określającym wszelkie obowiązki oraz zależności formalne między właścicielem lokalu i najemcą. Reguluje ją Kodeks Cywilny, a definicję lokalu użytkowego dookreśla rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie.Jej istotą jest wzajemne zobowiązanie: wynajmujący oddaje daną przestrzeń do użytkowania, a najemca zobowiązuje się płacić określony czynsz. Jeśli umowę zawiera się na ponad rok, powinna być na piśmie, jeśli na czas krótszy – dopuszcza się też formę ustną i ma ona wtedy charakter nieoznaczony.
Umowa najmu powinna składać się z kilku części. W pierwszej z nich powinny znajdować się podstawowe dane personalne wynajmującego i najemcy (oraz ich ewentualnych pełnomocników), takie jak: dane osobowe, adres, NIP, Regon, KRS lub nr działalności gospodarczej. W przypadku występowania pełnomocników niezbędne jest ich imię i nazwisko oraz upoważnienia do zawierania umów. Jako załączniki powinny być dołączone dokumenty potwierdzające wyżej wspomniane dane.
Kolejna część powinna bardzo dokładnie określać przedmiot umowy, czyli dany lokal użytkowy przeznaczony na biuro. Szczegółowe zapisy powinny dotyczyć: powierzchni (netto), toalety, pomieszczeń socjalnych itd. oraz zasad korzystania ze wspólnych przestrzeni tj. windy, miejsca parkingowego. Tu określa się prawa wynajmującego związane z danym lokalem. Oprócz dokładnego opisu lokalu, należy również zawrzeć rzut kondygnacji. Ważną informacją jest również zapewnienie złożone przez najemcę, że biuro spełnia wymogi BHP i przeciwpożarowe oraz nie zawiera wad, które mogą stanowić zagrożenie zdrowia i życia użytkowników.
Umowa najmu powinna zawierać przede wszystkim czas wynajmu (nieokreślony – z terminem wypowiedzenia przez obie strony lub określony – z konkretną datą kalendarzową lub np. ilością tygodni, miesięcy) oraz wysokość czynszu (w złotówkach lub euro, przelicznik wg kursu ogłaszanego przez NBP). Jeśli obie strony nie dookreśliły terminu rozwiązania umowy, ma ona wtedy charakter nieoznaczony, podobnie dzieje się, gdy umowa zawarta jest na dłużej niż 10 lat. Jednorazowo opłata za wynajem może być zwiększona o kaucję w wysokości co najmniej równowartości jednomiesięcznego czynszu. Zabezpieczeniem lokalu może być również gwarancja bankowa. Płatność za wynajem może uwzględniać także rozliczenie niepieniężne np. dokonanie remontu przez najemcę. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym czynsz powinien być płacony z góry: za cały czas trwania wynajmu, jeśli trwa on miesiąc lub do 10 dnia miesiąca, jeśli trwa dłużej niż miesiąc lub ma charakter nieoznaczony. Istotnym zagadnieniem jest również ustalenie, kto uiszcza opłaty za dodatkowe świadczenia związane z użytkowaniem biura.
Wysokość czynszu i sposób jego płacenia (na konkretny rachunek bankowy lub gotówką), termin oraz konsekwencje wynikające z niewywiązania się z umowy należy określić jasno, gdyż jest to jeden z bardziej istotnych elementów umowy.
Najnowsze komentarze