Refakturowanie kosztów mediów

Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą polegającą na najmie lokali użytkowych, czasem przenoszą na najemcę koszty zużytych mediów, dokonując refakturowania. Nie jest to jednak możliwe w każdym przypadku, a może mieć istotne znaczenie dla prawidłowości opodatkowania.

Już w umowie najmu lokalu użytkowego strony powinny ustalić, kto i w jaki sposób uiszcza opłaty z tytułu zużycia wody, energii elektrycznej i gazu, a także odprowadzania ścieków i wywozu śmieci. Tak dzieje się w przypadku, gdy to wynajmujący zawarł lub zawrze umowy z dostawcami mediów. Strony mogą jednak ustalić, że umowy te podpisze z dostawcami bezpośrednio najemca. Wtedy nie ma potrzeby, aby w rozliczaniu tych kosztów pośredniczył dodatkowo wynajmujący, ponieważ to nie on będzie zobowiązany wobec usługodawców do uiszczania opłat z tytułu wykonanych usług. Rozwiązanie to należy jednak do rzadkości.Częściej wynajmujący decydują się na refakturowanie kosztów świadczeń dodatkowych, ale to wynajmujący pozostaje stroną umów na dostawę mediów. Najemca ponosi jednak koszty ich zużycia.

Refakturowanie jest terminem powszechnie obowiązującym, ale jego definicja nie została ujęta w ustawie. Oznacza to przeniesienie kosztów usługi na stronę, która z usługi faktycznie korzysta. Nie nalicza się przy tym dodatkowych opłat, czy marży. Wynajmujący nie jest bowiem pośrednikiem, który taką marżę by naliczał, ale będąc właścicielem lokalu użytkowego występuje jako strona umowy z usługodawcami. Działa on więc we własnym imieniu, ale na rzecz najemcy.W takim wypadku mamy więc do czynienia z sytuacją opisaną w art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług. Przyjmuje się wtedy, że podatnik sam otrzymał i świadczył te usługi na rzecz najemcy, jest zatem ich usługobiorcą i usługodawcą jednocześnie.

Budzi to niejasności natury interpretacyjnej w zakresie rozliczenia podatku od towarów i usług. Za możliwością traktowania umowy najmu oraz rozliczenia mediów jako dwa odrębne stosunki zobowiązaniowe przemawia między innymi:

• możliwość wyboru dostawcy mediów, bez względu na to, czy najemca z prawa wyboru skorzysta,
• zużycie mediów przez najemcę w ilości i zakresie, jakie są mu potrzebne,
• naliczanie opłat za media na podstawie zużycia wskazanego przez liczniki i wystawianie faktur na tej samej podstawie,
• wskazanie w umowie, że czynsz najmu i opłaty za korzystanie z mediów będą rozliczane oddzielnie,
• umieszczanie czynszu najmu i opłat dodatkowych za media na odrębnych pozycjach na wystawianej fakturze – o ile będzie ona obejmować obie te usługi, a nie będą fakturowane oddzielnie.