Opłaty eksploatacyjne – za co konkretnie płaci najemca?

Wynajem powierzchni biurowej jest ważnym punktem w budżecie każdego przedsiębiorcy, a na całościowy tego koszt zbiera się wiele składowych. Warto poznać je przed podpisaniem umowy najmu, gdyż między na pozór podobnymi lokalami różnica między kosztami eksploatacji może być znaczna.

Pierwszym i największym wydatkiem jest cena wynikająca z umowy najmu. Jej wysokość ustalana jest przed podpisaniem umowy i w niej zawarta, a zależy od wielkości i standardu lokalu, a także warunków rynkowych. Argumentem negocjacyjnym w ręku najemcy może być w tym przypadku czas trwania umowy, ponieważ im dłuższy, tym właściciel lokalu jest bardziej skłonny do obniżenia ceny najmu.

Następnym istotnym i regularnym wydatkiem są koszty zużycia mediów. Należą do nich opłaty za wodę, ścieki, ogrzewanie, gaz, elektryczność czy fundusz remontowy. Ich wysokość zależy przede wszystkim od wielkości lokalu oraz stopnia zużycia, ale także rodzaju, stanu technicznego i technologii, w jakich wykonano instalacje w budynku. Jest to kwestia, której należy się przyjrzeć jeszcze przed podpisaniem umowy, ponieważ nowoczesne, energooszczędne i ekologiczne technologie pozwalają na duże oszczędności z tytułu opłat eksploatacyjnych, a koszt ich wymiany zwraca się stosunkowo szybko. Warto więc przy negocjowaniu warunków najmu poruszyć tę kwestię i w razie potrzeby zaproponować wymianę instalacji w zamian za proporcjonalne obniżenie wysokości czynszu, aż do całkowitego zwrotu kosztów wymiany.

Najemca ponadto ma obowiązek pokrywać koszty związane z drobnymi naprawami, wynikającymi ze zwykłego zużycia. Za takie należy uznać naprawienie uszczelki w kranie, pokrycie kosztów wizyty hydraulika, czy odświeżenia ścian, a także utrzymywania lokalu w niepogorszonym stanie. Na barkach najemcy spoczywa także regularne opłacanie czynszu, który czasami zawiera w cenie usługi konserwatorskie. Takie rozwiązanie stosowane jest często w przypadku wynajmu powierzchni użytkowych w dużych obiektach handlowych.

Jeśli wynajmowany lokal jest wyodrębnioną częścią obiektu wielkopowierzchniowego, najemca może zostać obciążony dodatkowymi opłatami z tytułu utrzymania części wspólnych budynku oraz jego otoczenia, tj. parkingów czy zieleni. Niejednokrotnie od użytkowników lokali tego typu wymaga się również uiszczania kosztów przeznaczonych na zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa zarówno lokalu jak i całego obiektu.

Innym wydatkiem, który jednak nie jest jeszcze powszechnie stosowany, jest ubezpieczenie lokalu. Co do zasady ubezpieczenie powinien wykupić zarówno wynajmujący jak i najemca, każdy dla ochrony własnych interesów. Szczególnie istotne z perspektywy najemcy jest ubezpieczenie od zdarzeń losowych, zalania, pożaru czy kradzieży.

Dodatkowo działalność biura to nie tylko koszty związane bezpośrednio z lokalem, ale także z niezbędnym do prowadzenia działalności sprzętem. Instalacja i zakup maszyn, urządzeń czy sprzętów ponosi najemca, podobnie jak koszt ich utrzymania, dzierżawy czy konserwacji.