Wszelkie niedopatrzenia przy podpisywaniu umowy najmu mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla najemcy, a są na nie nierażeni szczególnie niedoświadczeni przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy wynajmują biuro. Umowy najmu lokali użytkowych są zawierane z reguły na dłuższe okresy, toteż każda nieuwaga może kosztować sporo pieniędzy i nerwów.
Podstawą jest skonstruowanie poprawnej umowy, która będzie zawierała wszystkie niezbędne elementy wymagane przez przepisy prawne, ale także te, które zagwarantują najemcy pełną ochronę.
Najczęstszym błędem na tym etapie jest nieznajomość różnic, jakie występują między umowami zawieranymi na czas oznaczony, a tymi, które daty końcowej nie mają. Te drugie rozwiązuje się z terminem wypowiedzenia oznaczonym w przepisach, i zależy on od długości trwania umowy, te pierwsze natomiast rozwiązują się po upływie czasu, na jaki zostały zawarte, albo w przypadkach w umowie wskazanych. I to jest kwestia zdradliwa dla wielu przedsiębiorców, ponieważ nieświadomi dwojakości tych umów, zawierają je na czas nieoznaczony, przez co wynajmujący mogą je wypowiedzieć w każdym momencie.
Zmiana siedziby firmy wiąże się natomiast z dużym przedsięwzięciem logistycznym, a z reguły również finansowym, związanym ze zmianą adresu w dokumentach i odpowiednich rejestrach, wizytówkach, pieczątkach, poinformowanie o tym swoich kontrahentów, dostosowaniem nowego biura do własnych potrzeb itp. Z drugiej strony zbyt optymistyczne prognozy co do powodzenia biznesu mogą powodować, że umowa zostanie zawarta na czas kilku lat, wtedy jej rozwiązanie, jeśli nie wynika z przyczyn wskazanych w umowie, wiąże się dla najemcy z koniecznością zapłaty właścicielowi biura odszkodowania, a jego wysokość z reguły wynosi równowartość czynszu za miesiące pozostałe do zakończenia umowy zgodne z pierwotnymi ustaleniami. Kwestię terminu obowiązywania umowy należy więc bardzo dobrze przemyśleć i przeanalizować.
Innym niedopatrzeniem jest nieuregulowanie kwestii związanych z dostosowaniem biura, naprawami i remontami. Co do zasady to najemca płaci za przygotowanie nieruchomości na własny użytek oraz za drobne naprawy wynikające ze zwykłego użytkowania, a wynajmujący ponosi koszty remontów, które są konieczne do utrzymania lokalu w stanie określonym w umowie. Wynajmujący nieraz próbują przemycić w umowie zapisy, które w całości obciążają najemcę, nawet w przypadku poważnych napraw. Nieznajomość tej zasady może narazić najemcę na koszty, do których poniesienia nie jest zobowiązany.
Nie można również zapominać o spisaniu protokołów zdawczo-odbiorczych przy podpisywaniu umowy i oddawaniu biura w najem, a następnie po jej zakończeniu. Warto do nich załączyć dokumentację fotograficzną, co pozwoli na uniknięcie nieporozumień co do stanu lokalu i ewentualnych szkód dokonanych przez najemcę.
Innym błędem popełnianym przy wynajmie biura jest niedostateczne upewnienie się, czy w lokalu będzie można prowadzić określoną działalność. Zdarza się bowiem, że jeśli będzie ona uciążliwa, to pozostali mieszkańcy czy użytkownicy nieruchomości mogą zgłosić swój sprzeciw, a nawet zablokować jej uruchomienie.
Najnowsze komentarze