Jak powinna wyglądać umowa najmu lokalu użytkowego?

Umowa najmu lokalu może przybrać formę zarówno pisemną jak i ustną, jednak dla odpowiedniego zabezpieczenia własnych interesów, zdecydowanie rekomendowana jest ta pierwsza. Aby umowa taka spełniała zarówno kryteria formalne i prawne, powinna zawierać kilka niezbędnych elementów. Sam stosunek najmu określony jest w przepisach kodeksu cywilnego, w którym znajdują się wszelkie wymogi, jakie ta forma powinna spełniać.

1. Przede wszystkim umowa najmu powinna zawierać określenie stron, czyli właściciela nieruchomości, tj. wynajmującego oraz najemcy. Jeśli stroną jest osoba fizyczna, poza imieniem, nazwiskiem i adresem, warto umieścić w umowie dane bezpośrednio identyfikujące osobę, tj. numer PESEL, a także NIP. Posiadanie numeru PESEL jest niezbędne po niedawnej nowelizacji przepisów w przypadku ewentualnego dochodzenia roszczeń drogą sądową, a w razie konieczności – do prowadzenia postępowania egzekucyjnego. Dane takie jak NIP dodatkowo identyfikują konkretną osobę, i znacznie przyspieszają egzekucję. W przypadku firm te same zasady dotyczą numeru przypisanego w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). I podobnie jak w przypadku osób fizycznych, niezbędna jest pełna nazwa firmy i jej adres.
2. Następnym punktem jest oświadczenie wynajmującego, iż jest on właścicielem nieruchomości, której rodzaj i adres powinien być w tym miejscu wskazany. Dodatkowo warto umieścić informację, zgodnie z którą najemca zapoznał się za stanem technicznym lokalu i nie wnosi co do niego zastrzeżeń.
3. Następnie należy zdecydować się na czas wynajmu, który może być określony konkretnymi datami lub też może pozostać nieograniczony. Zasadnicza różnica w wyborze czasu wynajmu polega na tym, że umowa zawarta na czas określony może być rozwiązana tylko w konkretnych przypadkach określonych przepisami, jeśli są one wymienione w umowie, np. uchylanie się przez najemcę od płacenia czynszu. W tym przypadku jednak zerwanie umowy przed czasem, powoduje konsekwencje finansowe dla strony, z której winy doszło do rozwiązania. Ale z drugiej strony patrząc stanowi dla wynajmującego gwarancję przypływu pieniędzy z wynajmu przez określony czas, a dla najemcy pewne lokum. Termin wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony można określić w umowie, a jeśli nie ma w niej takiego zapisu, stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.
4. Kolejnym niezbędnym zapisem jest oczywiście wysokość opłaty z tytułu najmu i termin jej płatności. Warto dodać także numer konta, na który najemca ma tę opłatę uiszczać, a także informację o ewentualnych innych kosztach eksploatacji. Z punktu widzenia wynajmującego warto także w umowie zamieścić paragraf dotyczący wpłaty przez najemcę kaucji, określając jej wysokość w zależności od uznania. Z reguły stanowi ona 150 lub 200% miesięcznego czynszu. Jest zabezpieczeniem ewentualnych roszczeń właściciela lokalu związanych z nieprawidłowym użytkowaniem przez najemcę lub w sytuacji, kiedy uchyla się on od zapłaty czynszu.
5. Umowa powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej z umawiających się stron i przez nie podpisanych. Wszelkie dodatkowe kwestie, jak protokół zdawczy sprzętu znajdującego się w lokalu lub też wszelkie zmiany w treści umowy, sporządzać należy na piśmie w formie aneksu.