Możliwość swobodnego poruszania się po Europie ułatwia między innymi prowadzenie interesów poza granicami naszego kraju. W miarę spójne przepisy dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstw w krajach Unii Europejskiej umożliwiają zarządzanie firmą z miejsca, w którym ma ona siedzibę – nie musimy zakładać filii (oddziału) w każdym państwie, z którego pochodzą nasi kontrahenci. Czasami jednak, z uwagi na prestiż firmy oraz wygodę naszą i naszych partnerów biznesowych, warto zastanowić się nad wynajmem biura w danym państwie. Jak zrobić to bezpiecznie?
Zawierając jakąkolwiek umowę cywilno-prawną (lub podobną) poza Polską, musimy zapoznać się z regulacjami prawnymi (w tym podatkowymi), obowiązującymi w określonym państwie. W celu uniknięcia nieporozumień, warto skorzystać z usług profesjonalnego pośrednika w obrocie nieruchomościami, znającego aktualne przepisy, a także specyfikę lokalnego rynku. Oprócz pomocy formalnej, może on pomóc nam w poszukiwaniu odpowiedniej nieruchomości.
Podobnie jak w przypadku najmu nieruchomości w Polsce, wynajmując powierzchnię biurową za granicą, należy ustalić jej faktycznego właściciela. Określenie prawa własności, zapisane w umowie najmu, uchroni nas przed ewentualnymi problemami związanymi na przykład z przeprowadzaniem bieżących remontów wynajmowanego przez nas lokalu biurowego.
Najważniejszym dokumentem zabezpieczającym nasze interesy, jest umowa najmu. Powinny w niej znaleźć się wszystkie zapisy, regulujące zawartą transakcję, tj.: określenie stron umowy, czas trwania najmu, całkowity koszt ponoszony przez najemcę, terminy dokonywania wpłat, warunki wypowiedzenia umowy (zgodne z przepisami obowiązującymi w danym państwie), określenie zakresu obowiązków wynajmującego (zarządcy nieruchomości) oraz najemcy, kwestia wykonywania i finansowania bieżących napraw itd. Uzgadniając warunki umowy, warto zwrócić się do prawnika.
Jeśli na co dzień nie będziemy przebywać w państwie, w którym wynajęliśmy biuro (będzie ono prowadzone przez naszych pracowników), powinniśmy ustanowić naszego pełnomocnika – osobę, która będzie odpowiedzialna za realizację spraw bieżących, związanych z wynajmem. Zarządzanie wynajętą przez nas nieruchomością możemy również powierzyć lokalnej agencji nieruchomości. Niezależnie jednak od podmiotu zarządzającego (jeśli został przez nas taki ustanowiony), zapisy wskazujące osobę reprezentującą nasze interesy powinny również znaleźć się w umowie najmu.
Wynajmując biuro za granicą musimy orientować się w obowiązujących w danym państwie przepisach i postępować według przyjętych lokalnie zasad. W trosce o nasze interesy, warto zwrócić się do specjalizującej się w tym zakresie agencji.
Najnowsze komentarze