Opłaty serwisowe w biurowcach

Prowadzenie firmy bardzo często wiąże się z koniecznością posiadania biura. W celu zracjonalizowania kosztów, związanych z utrzymaniem konkretnej powierzchni (nie musimy zajmować całego budynku) i podniesienia prestiżu prowadzonej przez nas działalności, możemy zdecydować się na wynajem pomieszczenia lub kilku pomieszczeń w biurowcu, zlokalizowanym na przykład w reprezentatywnej części miasta. Jak w przypadku każdego najmu, tak i tutaj, kluczowe kwestie powinny zostać uwzględnione w umowie, określającej prawa i obowiązki obu stron – wynajmującego i najemcy.

Oprócz wskazanych warunków najmu, tj. przedmiotu umowy, czasu jej trwania oraz warunków wypowiedzenia, istotnym jej elementem jest ustalenie kosztów najmu (wszystkich składowych) oraz sposobu ich regulowania. Poza czynszem – stałą opłatą dla właściciela budynku, najemca zobowiązany jest pokrywać dodatkowe koszty, związane z utrzymaniem budynku, określane jako opłaty serwisowe lub koszty eksploatacyjne. W ich skład zazwyczaj wchodzą tak zwane

koszty kontrolowane, ustalane przez właściciela (wynajmujący ma wpływ na ich wysokość), takie jak:

• koszty zarządzania budynkiem,
• ochrony,
• konserwacji urządzeń (np. wind),
• koszty ubezpieczenia budynku,
• serwisu sprzątającego,
• utrzymania zieleni,
• parkingów itd.

oraz koszty niekontrolowane, na wysokość których wynajmujący nie ma wpływu:

• podatek od nieruchomości,
• koszty (stawki) poszczególnych mediów,
• koszty wywozu odpadów i tym podobne.

Obliczane na podstawie całkowitego kosztu utrzymania budynku dla metra kwadratowego wynajmowanej powierzchni, powinny być ustalane w takiej samej wysokości dla każdego najemcy.

Ustalając warunki najmu, jeszcze przed podpisaniem umowy, warto zwrócić uwagę na rzeczywiste koszty, jakie najemca będzie musiał ponieść. W celu uniknięcia przyszłych nieporozumień, związanych z koniecznością ponoszenia opłat „niewiadomego pochodzenia”, do umowy najmu należy wpisać, lub umieścić w osobnym załączniku, zamknięty katalog kosztów eksploatacyjnych (opłat serwisowych) oraz limit kwoty, o jaką mogą zostać podniesione w czasie trwania najmu. Należy również zadbać o zapis wskazujący metodę kalkulacji kosztów wspólnych – według faktycznego zużycia (media) lub ryczałtem „z góry”, zgodnie ze wskaźnikiem udziału wynajmowanej powierzchni do całości, sposób ich rozliczania (z czynszem/osobno), a także możliwość ich weryfikacji.

Szczegółowe określenie składowych kosztów dodatkowych jest o tyle ważne, ponieważ stanowią one znaczną część całkowitej opłaty najmu (nawet 25%). Warto również orientować się, jakie koszty bezspornie leżą po stronie najemcy, a jakie nie – koszty remontów, większych napraw oraz adaptacji budynków należą wyłącznie do właściciela budynku.

Najem biura (powierzchni biurowej), podobnie jak najem każdego innego lokalu użytkowego, trwa z reguły dłużej niż na przykład wynajmowanie mieszkania (zazwyczaj od trzech do dziesięciu lat). Aby uchronić siebie samych przed nieprzyjemnymi, czasami wieloletnimi, konsekwencjami, wynikającymi z niejasnych zapisów umowy, stanowiącej jedyny dokument regulujący zawartą transakcję, należy doprecyzować wszystkie jej postanowienia.