Poszukiwania odpowiedniego lokalu biurowego to żmudna praca. Zwykle bowiem szukamy takiego biura, które będzie stanowiło kompromis między kosztami najmu a lokalizacją, standardem i powierzchnią danego lokalu. Jakie zatem wymagania muszą spełniać lokale biurowe, by zapewniały komfort nie tylko naszym pracownikom, ale i klientom?

Pamiętajmy, że zanim podejmiemy decyzję o podpisaniu umowy najmu, musimy najpierw upewnić się, czy dany lokal jest dostosowany do naszych potrzeb i naszego biznesu.

W przypadku działalności, która wymaga niezawodnej komunikacji telefonicznej i szybkiego przesyłania dużej ilości danych, lokale biurowe muszą posiadać odpowiednie parametry linii telefonicznych oraz łącz internetowych doprowadzonych do biura. Zbyt wolne łącze bądź za słaba linia mogą stanowić spory problem w bieżącym funkcjonowaniu firmy, a jej właściciela narazić na dodatkowe koszty.

Czynnikiem, który bardzo wpływa na komfort pracy, efektywność oraz wydajność pracowników jest powierzchnia pomieszczeń biurowych. Najlepiej, aby była ona uzależniona od liczebności personelu, który na stałe przebywa w lokalu. Każdemu pracownikowi należy zagwarantować taką przestrzeń pracy, która zapobiegnie wzajemnemu zagłuszaniu się w czasie rozmów telefonicznych, a także umożliwi bezproblemowy dostęp do urządzeń oraz pomieszczeń wykorzystywanych przez wszystkich pracowników. Absolutne minimum w tym przypadku to 3,5 mkw na osobę (optymalnie 5 mkw) oraz 3 metry wysokości pomieszczenia.

Jakie jeszcze wymagania muszą spełniać lokale biurowe?

• zapewnienie pracownikom odpowiedniej temperatury, wilgotności powietrza i wymiany zużytego powietrza (sprawna wentylacja, klimatyzacja, system ogrzewania);
• dobre oświetlenie, zarówno naturalne, jak i sztuczne (oświetlenie dzienne na poszczególnych stanowiskach pracy należy dostosować do rodzaju wykonywanych prac oraz wymaganej dokładności);
• niski poziom hałasu z zewnątrz;
• brak ryzyka porażenia prądem (prawidłowe instalacje elektryczne, eksploatacja urządzeń elektrycznych);
• zapewnienie dostatecznej ilości wody pitnej na poszczególnych stanowiskach pracy;
• zlikwidowanie progów między pomieszczeniami bądź odpowiednie ich oznakowanie.

Ponadto, zgodnie z przepisami bhp, szyby w oknach oraz świetlikach muszą być czyste i przepuszczać dostateczną ilość światła, a także łatwo się zamykać i otwierać. Pamiętajmy też, iż najlepsze samopoczucie przy pracy biurowej zapewnia pracownikom temperatura w przedziale 20-24° C.

W pomieszczeniach biurowych podłogi powinny być stabilne, nieśliskie, równe, niepylące oraz odporne na ścieranie i nacisk, a także łatwe w utrzymaniu czystości.