Koszty prowadzenia firmy związane są z jednej strony z obowiązkiem wobec organów administracji publicznej, takimi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Urząd Skarbowy, z drugiej natomiast z wydatkami dotyczącymi bieżącej działalności – wynajmem i utrzymaniem siedziby (biura), zakupem i eksploatacją sprzętu, zaopatrzeniem w niezbędne materiały biurowe, zużyciem mediów oraz obsługą klientów.O ile obligatoryjne opłaty administracyjno-skarbowe są względnie stałe i nie mamy realnego wpływu na ich obniżenie, o tyle niektóre wydatki związane z funkcjonowaniem firmy jesteśmy w stanie zredukować do zadowalającego nas poziomu.

fot. zhudifeng/bigstockphoto.com

W przypadku firm zatrudniających pracowników i/lub prowadzących działalność opierającą się na stałym kontakcie z klientem, posiadanie własnego biura wydaje się oczywiste. Ze względów ekonomicznych wiele firm decyduje się na wynajem określonej ilości pomieszczeń (powierzchni biurowej) w jednym z wielu budynków oferujących taką możliwość. W zależności od lokalizacji biurowca (wielkość miasta, dzielnica), ceny najmu wahają się od dwudziestu trzech do nawet stu ośmiu złotych netto za metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni. Do tego należy doliczyć koszty eksploatacyjne i pozostałe koszty narzucone przez zarządcę budynku.

Czy można wynająć biuro taniej?

Na rynku dostępnych jest wiele, alternatywnych w stosunku do tradycyjnego wynajmu powierzchni użytkowych, ofert. Jedną z opcji, obok „wynajmu biurka” w popularnych ostatnio biurach coworkingowych, jest najem biura w lokalnym inkubatorze przedsiębiorczości, funkcjonującym zazwyczaj przy regionalnym parku naukowo-technologicznym.

Jako instytucje wspierające rozwój przedsiębiorczości, większość inkubatorów posiada w swoich ofertach, skierowanych do mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, opcję wynajmu (najczęściej już wyposażonych) biur lub określonych powierzchni biurowych po preferencyjnych cenach. W zależności od inkubatora, firmy działające na rynku poniżej wskazanego okresu czasu, w ramach tak zwanej pomocy de minimis, mogą skorzystać z nawet 75% rabatu na wynajem biura w pierwszym roku udzielanego wsparcia (kolejne lata wiążą się ze stopniowo obniżanymi opustami, np. 65% w drugim roku, 45% w roku trzecim i 30% w latach następnych). Dodatkowo, najczęściej w cenie najmu firmy mogą korzystać ze wspólnego zaplecza socjalnego, powierzchni wspólnej, wykorzystywanej na przykład w celach wystawowych, sal konferencyjnych i szkoleniowych, pokoi biznesowych, sprzętu audio-video (sprzętu multimedialnego), dostępu do Internetu, a w niektórych przypadkach z możliwości skorzystania z usługi hostingu strony internetowej lub wirtualnego adresu. Korzyścią dodaną w tym wypadku jest również monitoring, recepcja oraz usługa utrzymania czystości wynajmowanych pomieszczeń, wliczone w tak zwane koszty wspólne, rozdzielone pomiędzy wszystkich najemców.

Oferty inkubatorów mogą być o tyle atrakcyjne, ponieważ oprócz zachęcających stawek i usług dodatkowych, obejmują również merytoryczne wsparcie aktywności biznesowej, udział w specjalistycznych szkoleniach i konferencjach, a także możliwość wymiany dobrych praktyk z firmami skupionymi wokół inkubatora, reprezentującymi tę samą, pokrewne lub inne branże.