Szczegółowe warunki najmu lokalu użytkowego powinny zostać zawarte w umowie. Dlatego ważne jest, aby przed jej podpisaniem ustalić satysfakcjonujące obie strony szczegóły, ponieważ wprowadzanie zmian za pomocą aneksów często napotyka niechęć tej, której sytuacja pogorszyłaby się w stosunku do ustaleń zawartych w podpisanym wcześniej dokumencie.
Oczywiście jak w przypadku każdej umowy, zarówno właściciel nieruchomości, jak i najemca starają się wynegocjować jak najlepsze ze swojej perspektywy warunki. Firma szukająca lokalu na swoją siedzibę ma w zanadrzu kilka argumentów, które mogą przekonać wynajmującego do negocjowania jej postanowień.
Pierwszym z nich jest z pewnością czas, na jaki zostanie podpisana. Umowy najmu nieruchomości komercyjnych z reguły zawierane są na dłuższy okres, co z pewnością jest atrakcyjne dla wynajmującego, który przez kilka lat będzie miał zagwarantowany stały dochód ze swojego lokalu. Im więc dłuższy okres najmu tym większą obniżkę czynszu można wynegocjować. Z drugiej strony podpisanie umowy na czas określony jest również gwarancją dla firmy, że nie będzie musiała szybko zmieniać swojej siedziby, więc może ponieść pewne nakłady związane z przystosowaniem lokalu do wykonywanej działalności i promocją nowego miejsca.
I to powinien być kolejny as w rękawie najemcy, który może zaoferować samodzielne wykończenie lokalu, w zamian za proporcjonalne obniżenie czynszu przez wynajmującego. Oczywiście w ramach remontów, jakie właściciel nieruchomości zobowiązany jest wykonać, znajdują się wyłącznie te niezbędne, do prawidłowego z niej korzystania. Przystosowanie lokalu do indywidualnych wymagań firmy najmującej leży już po jej stronie, i to ona ponosi tego koszt. Jeśli jednak w lokalu trzeba wymienić instalacje, okna, czy np. uszczelnić dach, najemca może zaproponować wyręczenie właściciela w dokonaniu napraw, jeśli ten odejmie później od czynszu poniesione przez najemcę koszty.
Kolejną sporną kwestią przy zawieraniu umów najmu jest kwestia przystosowania lokalu do potrzeb najemcy. Jeśli pomieszczenia wymagają gruntownej przebudowy, a najemca chce np. burzyć ściany i zupełne inaczej zaaranżować przestrzeń, wynajmujący może nie chcieć się zgodzić, tłumacząc, że dla tak zindywidualizowanego lokalu trudno mu będzie znaleźć kolejnego najemcę. I tu ponownie należy wytoczyć argument długiego okresu najmu i uwarunkować podpisanie takiej umowy od zgody na przebudowę lokalu. Nie jest bowiem możliwe prowadzenie działalności w miejscu, które nie do końca spełnia jej wymagania.
Negocjując warunki najmu firma powinna więc skupić się na trzech najważniejszych aspektach: czasie trwania umowy, wysokości czynszu oraz rozliczeniu nakładów na lokal i możliwości ich zastosowania. Z perspektywy wynajmującego zarówno obniżenie czynszu, jak i pozwolenie na duże modyfikacje nieruchomości wydają się korzystne, w zamian za długotrwały, bo kilkuletni, pewny zysk z nieruchomości.
Oczywiście przed przystąpieniem do rozmów o wysokości czynszu przedsiębiorca powinien przeanalizować lokalny rynek pod względem cen najmu. Często bowiem właściciele lokalu zawyżają ceny, zgadzając się później na pewne ustępstwa, w których efekcie cena staje się średnią ceną rynkową. Jednak aby rozmowy były skuteczniejsze, najemca powinien znać średnią wysokość cen najmu za lokale o podobnych cechach, położone w podobnej lokalizacji.
Najnowsze komentarze