Activity based working – nowa koncepcja biura

Do niedawna nowocześnie zaaranżowane biuro kojarzyło się głównie z open space. Jednak zmieniające się warunki pracy wymuszają stosowanie nowych rozwiązań. Dlatego ostatnio popularność zdobywa koncepcja activity based working.

Tradycyjne biura typu open space mają wiele zalet z punktu widzenia pracodawców. Umożliwiają oszczędność miejsca i ułatwiają pracę zespołową. Mają też jednak znaczące wady. Wskazuje się przede wszystkim na dużą liczbę czynników rozpraszających, co przekłada się na mniejszą wydajność pracy. Poza tym w tradycyjnym schemacie open space, gdy każdy pracownik jest na stałe przypisany do określonego stanowiska pracy, można mówić o oszczędności miejsca tylko w przypadku, gdy wszyscy lub niemal wszyscy pracownicy są obecni w siedzibie firmy w stałych godzinach. Jednak w dzisiejszych czasach normą są elastyczne godziny pracy, a także praca zdalna (przynajmniej w niektórych dniach tygodnia). Pojawiły się więc rozwiązania, które mają dostosować organizację pracy i przestrzeni biurowej do współczesnych warunków.

Jednym z tych rozwiązań ma być activity based working. Przestrzeń biurowa zorganizowana według tej koncepcji składa się nie tylko z indywidualnych stanowisk (które nie są na stałe przypisane do konkretnych osób), lecz także stref przeznaczonych do wykonywania określonych zadań. Strefy te to np. pokoje do spotkań z klientami, wyciszone kabiny do rozmów telefonicznych czy też strefy odpoczynku.

Taka organizacja biura ma poprawiać interakcje między pracownikami, gdyż zajmują oni miejsca obok różnych osób. Pozwala na większą autonomię pracowników, większą możliwość wyboru, a także zagwarantowanie im skupienia i odpoczynku, gdy tego potrzebują. Daje też możliwość zwiększenia zatrudnienia bez zmiany aranżacji biura.

Jednak przeciwnicy wskazują na dyskomfort związany z ciągłą zmianą miejsca, koniecznością codziennego sprzątania go, przenoszenia swoich rzeczy itp. Jeśli nie ma odpowiednich zasad, łatwo przy tym o chaos. Możliwe są sytuacje, że niektórzy pracownicy będą zmuszeni do korzystania z mniej komfortowych stanowisk albo w ogóle zabraknie im wolnego miejsca do pracy. Menedżerowie z kolei boją się utraty atrybutów prestiżu (takich jak własny gabinet) oraz braku kontroli nad tym, co robią podwładni i czy w ogóle pojawili się w pracy. Jeśli więc rozważamy wprowadzenie ABW, powinniśmy się zastanowić, czy pasuje do kultury organizacyjnej obowiązującej w danej firmie i do charakteru samej pracy.

Gdzie sprawdzi się ABW? Przede wszystkim tam, gdzie pracownicy spędzają sporo czasu na zadaniach zespołowych, a zadania indywidualne przy biurkach stanowią niewielką część ich czasu pracy. Podobnie w miejscach, gdzie prowadzi się dużo rozmów telefonicznych i telekonferencji, które mogłyby przeszkadzać pozostałym pracownikom. ABW jest też dobrym rozwiązaniem w branżach, gdzie kładzie się nacisk na kreatywność i wymianę pomysłów. Niezbyt sprawdzi się natomiast w firmach, gdzie praca opiera się przede wszystkim na zadaniach indywidualnych lub ma charakter powtarzalny, a także gdzie korzysta się z dużej ilości dokumentów drukowanych, które trudno byłoby ciągle przenosić.

Według badania „Biuro a potrzeby organizacji” firm Hays, Skinnarps i Skanska obecnie w Polsce przeważa model open space – 72% biur. W tym 56% stanowi open space z udogodnieniami, czyli biura o układzie otwartym ze stałymi stanowiskami pracy, dodatkowo wyposażone w oddzielne sale konferencyjne i miejsca do cichej pracy. Open space tradycyjny (bez oddzielnych pokoi) to 16%, a model ABW to jak dotąd zaledwie 7%. Natomiast 21% biur jest podzielonych na mniejsze pokoje dla poszczególnych działów i ma ograniczoną przestrzeń wspólną.