Kiedy odliczysz koszty najmu?

Coraz więcej osób decyduje się na zmianę systemu pracy i otwiera własną firmę. W ten sposób można liczyć na większe wynagrodzenie oraz możliwość realizacji kilku projektów jednocześnie. Zakładając działalność gospodarczą, jedną z ważniejszych kwestii jest siedziba firmy. Jednoosobowe przedsiębiorstwa na początku działalności najczęściej swoje usługi prowadzą we własnym mieszkaniu. Jednak nie każdy typ działalności pozwala na tego typu rozwiązania. Wiele firm już na starcie musi mieć do dyspozycji odpowiednie biuro. Najwygodniejszą opcją jest w takim wypadku wynajem lokalu. Jakie wiążą się z tym formalności? Kiedy otrzymuje się fakturę VAT z tego tytułu? Poniżej krótki poradnik.

Wynajmując lokal biurowy uzyskuje się prawo do lokalu, a więc można z niego korzystać na tych samych zasadach, jakby był on naszą własnością lub współwłasność. Jednak przed podpisaniem umowy o najem konieczne jest sprawdzenie czy w danym miejscu można prowadzić określoną działalność. Wykorzystywanie pomieszczeń niezgodnie z ich przeznaczeniem może skutkować zerwaniem umowy i komplikacjami formalnymi z urzędami. Co ciekawe, jedno biuro może być siedzibą kilku firm, ale w takim przypadku w umowie musi znaleźć się jednoznaczny zapis, iż właściciel nieruchomości wyraża zgodę na takie działania.

Istotną kwestią dla przedsiębiorców jest możliwość odliczenia kosztów najmu na podstawie faktury VAT. Jest to możliwe tylko, gdy wynajmujący jest czynnym VAT-owcem. Najczęściej jednak lokale biurowe wynajmowane są przez osoby prywatne, ale wtedy opłatę za najmem możną wliczyć „w koszty firmy”. Warunkiem jednak jest posiadanie odpowiedniego rachunku. Faktury wystawione na dane firmy są również niezbędne do rozliczenia kosztów za media. Należy jednak pamiętać, że dopuszcza się wyłącznie te media związane z prowadzeniem działalności. Urzędnik może odrzucić np. koszty za gaz, jeśli przedsiębiorstwo nie obejmuje usług gastronomicznych.

Właściwym Urzędem Skarbowym do rozliczenia podatku VAT z tytułu najmu mieszkania jest ten, który przypisany jest do adresu danej nieruchomości. W dużych aglomeracjach miejskich funkcjonuje kilka urzędów, dlatego trzeba zwrócić uwagę czy w związku z siedzibą firmy podatki nie powinny być regulowane w innym urzędzie. Numer konta bankowego może być różny od tego, na jaki opłaca się podatek dochodowy, ponieważ ten zależny jest od miejsca zamieszkania przedsiębiorcy i przepisanemu do tego adresu Urzędowi Skarbowemu.

Na koniec warto też wspomnieć o podatku od nieruchomości. Dotyczy on tylko właścicieli nieruchomości, a nie osób wynajmujących lokal biurowy. A więc przedsiębiorca nie jest zobowiązany do opłacania wyższego podatku. Inaczej sytuacja ma się, gdy właściciel firm prowadzi i mieszka w tym samym miejscu. Wtedy koszt większego podatku od nieruchomości może zostać doliczony do comiesięcznego czynszu.