Zarówno zakup, jak i najem lokalu biurowego ma swoje zalety, ale również ograniczenia. Przed dokonaniem wyboru trzeba przeanalizować wszystkie za i przeciw. Budżet, jakim dysponujemy i plany dotyczące rozwoju firmy, to najczęściej podstawowe czynniki wpływające na decyzję. Biuro to dla wielu przedsiębiorców główne, jeśli nie jedyne miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Po założeniu firmy wybór właściwego lokalu to czasami jedna z ważniejszych decyzji wpływających bezpośrednio na sukces firmy. Dla osób bez doświadczenia wybór właściwej opcji może być jednak trudny.
Koszty początkowe i długoterminowe
Zakup odpowiedniego lokalu wiąże się z dużym jednorazowym wydatkiem. Cena to jednak nie jest jedyny koszt, jaki poniesiemy. Musimy być przygotowani również na pokrycie opłat notarialnych i sądowych, podatków oraz kosztów ewentualnego remontu. Chcąc sfinansować kredytem zakup lokalu biurowego, musimy być przygotowani na wniesienie wkładu własnego w wysokości co najmniej 20 proc. wartości nieruchomości. Trzeba przy tym pamiętać, że przedsiębiorca z krótkim stażem i bez stabilnych wyników finansowych nie ma co liczyć na kredyt hipoteczny.
Wynajęcie lokalu biurowego nie wymaga aż tak dużych nakładów. Właściciel nieruchomości będzie zapewne wymagał wniesienia kaucji, stanowiącej zabezpieczenie oraz partycypacji w kosztach przystosowania lokalu do potrzeb przedsiębiorcy.
W obu przypadkach musimy być przygotowani na regularne koszty związane z utrzymaniem nieruchomości, opłaty eksploatacyjne i za media. W przypadku najmu dochodzi do tego jeszcze czynsz.
Lokalny rynek
Zarówno koszty początkowe, jak i długoterminowe w dużej mierze będą zależeć od lokalizacji biura. Za atrakcyjne położenie, blisko centrum, z łatwym dojazdem i wygodnym parkingiem będzie trzeba zapłacić więcej. Wyższe koszty trzeba również kalkulować, jeśli decydujemy się na lokal w nowoczesnym biurowcu z recepcją, ochroną i dodatkowymi usługami. Zakup może być jednak nieopłacalny, jeśli na terenie, na którym wykonujemy swoją działalność, są dostępne atrakcyjne powierzchnie coworkingowe. Możemy wtedy wynająć pokój o powierzchni dopasowanej do naszych potrzeb i możliwości finansowej, a zarządca obiektu zapewni nam dostęp do niezbędnych urządzeń biurowych, takich jak kopiarki i drukarki. W zależności od rodzaju oferowanych usług zazwyczaj możemy skorzystać dobrze wyposażonej kuchni, a za dodatkową opłatą uzyskać dostęp do w pełni wyposażonej sali konferencyjnej na spotkanie z kontrahentami lub wideokonferencje.
Elastyczność
Najem daje nam większą swobodę. Umowa najmu zawierana jest zazwyczaj na okres od kilku miesięcy do kilku lat z możliwością przedłużenia, ale również z możliwością jej wcześniejszego zakończenia. W przypadku konieczności zmiany lokalu albo zakończenia działalności łatwiej pozbyć się lokalu.
Kupione na własność biuro musimy w takim przypadku wydzierżawić innemu przedsiębiorcy lub sprzedać. Może być to utrudnione w sytuacji, gdy lokal jest dostosowany do potrzeb określonej działalności. Z drugiej strony biura, to często przerobione lokale mieszkalne, którym łatwo przywrócić ich pierwotne funkcje. Zakup takiej nieruchomości może być dobrą inwestycją, ponieważ będzie ona zyskiwać na wartości. Własny lokal daje też większe możliwości zmian aranżacji, przeznaczenia itp. Nie musimy pytać o zgodę właściciela biura, jeśli chcemy w nim wykonać zmiany.
Korzyści podatkowe
Kupione biuro możemy amortyzować, dzięki czemu obniżamy podstawę opodatkowania. Amortyzacja rozłożona jest na dłuższy czas. W przypadku wynajmu cała kwota czynszu stanowi koszt uzyskania przychodu, co przynosi natychmiastowe korzyści podatkowe. Chęć budowania pozytywnego wizerunku firmy poprzez podkreślenie jej stabilności i długoterminowych planów rozwoju nie musi być realizowana poprzez zakup biura na własność. Przedsiębiorca zazwyczaj będzie miał inne sposoby na wydatkowanie kapitału, które przyniosą firmie większe korzyści niż zakup pomieszczeń biurowych. Znane i renomowane firmy, o dużym kapitale często decydują się na wynajęcie biur, ponieważ daje im to większe możliwości rozwoju bez potrzeby ponoszenia dodatkowych kosztów. Ostateczne decyzja zależy jednak od preferencji, potrzeb oraz możliwości finansowych przedsiębiorcy.
Najnowsze komentarze